Dialog om trivsel med alle medarbejdere

BAGGRUND: Målsætning om en attraktiv arbejdsplads

At være en levende og attraktiv arbejdsplads. Det er en af målsætningerne i Tønder Kommunes vision.

Projekt ”Trivsel og Velfærd” er ét af flere initiativer til at opfylde målsætningen. Projektet blev søsat af kommunens Hoved-MED-Udvalg (HMU) og chefgruppe i sensommeren 2007.

Men hvad skaber trivsel og velfærd på arbejdspladsen? Tønder Kommune valgte at spørge medarbejderne, hvad de mener.

INDSATS: Dialog med medarbejderne om trivsel

En programgruppe med repræsentanter fra medarbejder- og ledersiden blev nedsat. Sammen med en ekstern konsulent udarbejdede de projektmål, plan og et værktøj til dialog om trivsel og velfærd.

Projektet skulle opfylde følgende mål:

• Inspirere til en dialog om trivsel og velfærd, både lokalt og på tværs af organisationen.
• Udarbejde forslag til initiativer som kan iværksættes både lokalt og fra centralt hold.
• Samle kommunens organisation på tværs af arbejdspladserne.
• Forankre projektet i MED-systemet og dermed sikre størst mulig opbakning blandt kommunens medarbejdere.
   

Idétavle og dialogproces

For at komme i dialog med kommunens ca. 4.000 medarbejdere lavede programgruppen en såkaldt idétavle. Via idétavlen kunne medarbejderne på alle kommunens arbejdspladser komme med deres idéer og forslag til trivsel og velfærdsforanstaltninger.

Ca. 100 tillidsrepræsentanter/ sikkerhedsrepræsentanter blev uddannet i at benytte idétavlen.

Herefter gennemførtes dialogprocesserne på kommunens arbejdspladser.

Dialogprocessen havde 3 faser:

• I første fase kom medarbejderne med forslag til trivsels- og velfærdsaktiviteter inden for kategorierne sundhed, motion, sociale aktiviteter, kulturelle aktiviteter og andet. Forslagene blev skrevet på gule post-it sedler.
• I anden fase placerede medarbejderne sedlerne på tavlen, sorteret efter kategori og efter om initiativet skulle gennemføres lokalt eller centralt.
• I tredje fase skulle forslag til centrale initiativer prioriteres. Processtyreren og medarbejderne afgjorde i fællesskab, hvilke 3-5 centrale forslag, som skulle sendes videre.
   

Ideerne blev sendt videre til kommunens Personale- og Udviklingsafdeling til udarbejdelse af et inspirationskatalog med forslag til lokale aktiviteter og et idékatalog med forslag til de centrale initiativer. 

Idékataloget blev herefter sendt til behandling i Chefgruppen, så forslagene også kunne blive behandlet i strategisk perspektiv.

HMU modtog også idékataloget, og de foretog prioriteringen og fandt de endelige indsatsområder.

En klar kommunikationsstrategi har været afgørende for, at medarbejderne følte, at der blev taget hånd om deres ønsker:

- Vi har forsøgt at informere medarbejderne om status på projektet ca. hver 3. uge gennem hele forløbet. Det er vigtigt, at kommunen lægger ud med nogle ’nemme’ tiltag, så de fungerer som foregangsbillede for de lokale tillidsrepræsentanter og ledere, som skal sørge for implementeringen af de lokale tiltag, fortæller Marie K. Monrad, der er udviklingskonsulent i Tønder Kommune.

EFFEKT: Dialog om trivsel i hele kommunen

Trivsel og velfærd bliver i dag diskuteret overalt i Tønder Kommune. Via idétavlen er kommunens medarbejdere kommet med 600 forslag til centrale initiativer.

Dialogprocessen har ikke bare givet anledning til at finde indsatsområder. Den har også synliggjort arbejdspladsernes stærke sider: 

- Ved at sætte os sammen om idétavlen fandt vi ud af, at vi trives rigtig godt til trods for at vi er "sammenbragte børn" fra mange forskellige kulturer. Det var givende at reflektere og snakke sammen om vores trivsel, siger Alice Damm, som arbejder i kommunens Erhvervs- og Arbejdsmarkedsforvaltning.

At medarbejderne blev involveret i processen har styrket deres ejerskabsfølelse i projektet:

- Vi blev hørt i hele processen gennem MED-systemet, og kunne genkende vores forslag i den endelige beslutning. Det har været en meget demokratisk proces, hvor alle har haft mulighed for at blive hørt. Det falder godt i tråd med kommunens værdigrundlag, siger Lene Floor Kousgaard, der er ansat som sygeplejerske i Tønder Kommune.

Fælles personaleforening for alle kommunens ansatte, sundhedsordning og ildsjælegrupper som tovholdere for sociale aktiviteter er nogle af de indsatser, der indtil nu er kommet ud af projektet.

I november 2008 godkendte Kommunalbestyrelsen i Tønder alle indsatserne og de økonomiske rammer herfor. Samtidig er trivsel og velfærd blevet indskrevet som et indsatsområde i den nye ”Fælles personale- og ledelsespolitik”.

Tønder Kommunes trivsels- og velfærdsinspirationskatalog [.pdf - 300 kB]