Ved at sortere stressfaktorerne tager medarbejderne på Træningscenter Østerbro problemerne i opløbet.
BAGGRUND: Travl og stresset hverdag
Træningscenter Østerbro i København tilbyder gratis genoptræning og behandling af ældre, som har fået sværere ved at klare dagligdagen.
Ventelisten til centret har gennem en årrække været meget lang. Terapeuterne pressede hver dag sig selv i et forsøg på at få puttet så mange borgere ind i kalenderen som muligt.
- Der bliver taget hånd om tingene, før folk når op i det røde felt
- På et tidspunkt kunne vi mærke, at læsset var ved at vælte. Folk havde meget at se til og stressede rundt, fortæller centerleder Britta Brix Madsen.
For at undgå stressede medarbejdere var der var brug for forandringer i træningscentret. Ledelsen valgte derfor at arbejde med at sætte stressfaktorerne i system.
INDSATS: Interne og eksterne stressfaktorer
På et temamøde, hvor træningscentrets hektiske situation skulle drøftes, blev medarbejderne præsenteret for en øvelse, som havde til formål at sætte de stressende faktorer i system.
Træningscenter Østerbro er et af Københavns Kommunes 9 træningscentre, som tilbyder tidsbegrænset træning og behandling af ældre på 65+ år.
Træningscentret beskæftiger 16 fysioterapeuter, 6 ergoterapeuter, en servicemedarbejder, en administrativ medarbejder og en leder.
I fællesskab skulle medarbejderne lave en liste over de faktorer, de oplevede som stressende. Derefter skulle de sortere dem i interne og eksterne faktorer.
De interne faktorer er dem, der hører til på træningscentret, mens de eksterne faktorer er dem, der kommer udefra, dvs. fra forvaltningen og politikerne.
I praksis vil de eksterne faktorer ofte være uden for medarbejdernes rækkevidde.
Der er større sandsynlighed for, at medarbejderne selv kan gøre noget ved de interne faktorer. Formålet er at 'fritage' medarbejderne for frustrationer over ting, som de alligevel ikke er herrer over.
Da medarbejderne havde sorteret de interne og eksterne stressfaktorer, skulle de finde løsninger på, hvordan de kunne fjerne de interne stressfaktorer, og hvordan de kunne lære at leve med de eksterne faktorer.
Øvelsen betød, at der blev sat skub i nogle ting. Der blev taget nogle helt praktiske beslutninger om ting, de kunne gøre noget ved.
En bunke af journaler på borgere, det ventede på at blive taget til træning, var en stor stressfaktor for medarbejderne. Løsningen blev helt konkret at flytte bunken af journaler fra terapeutkontoret ind på lederens kontor.
- Bunken af journaler var voldsomt stressende, fordi vi havde været vant til, at vi kunne følge med. Man begyndte at presse sig selv og tænke, om man kunne skabe et hul og tage en mere, fordi man hele tiden kunne se bunken, fortæller fysioterapeut og tillidsrepræsentant Dorthe Wilms.
Antallet af journaler er medarbejderne ikke herrer over, men de lærer nu at leve med problemet ved at flytte bunken uden for synsvidde. Dermed reducerer de journalernes stressende effekt.
Øvelsen medførte også, at varigheden af en trænings-seance blev ændret fra 60 minutter til 45 minutter. Medarbejderne havde ingen tid mellem seancerne til registrering af besøget eller en kort pause.
Der forelå ikke krav fra forvaltningen om, at en trænings-seance skulle vare 60 minutter, så derfor kunne medarbejderne selv fjerne denne stressfaktor og stadig levere en fagligt forsvarlig ydelse.
En anden stressfaktor var telefonen, som ringer mange gange dagligt. Nu har træningscentret indført telefonvagter, hvor hver enkelt medarbejder har ansvaret for at tage telefonen. På den måde undgår man, at flere medarbejdere bliver forstyrret i deres arbejde, når telefonen ringer.
EFFEKT: Problemerne bliver taget i opløbet
Øvelsen med at sortere de stressende faktorer er nu indarbejdet som en naturlig tilgang til alle problemstillinger på træningscentret. Når et problem opstår, spørger medarbejderne hinanden: ”Hvilke faktorer er vi selv herrer over, og hvilke faktorer må vi gøre tålelige at leve med?”
- Den måde, som vi løser vores problemer på, gør, at arbejdet i vores træningscenter overvejende er rart og godt. Der bliver taget hånd om tingene, før folk når op i det røde felt, fordi vi er så gode til at tackle problemerne i opløbet. Det tager toppen af de frustrationer, som ellers får os til at føle os stressede, fortæller fysioterapeut og tillidsmand Dorthe Wilms.
Inspiration fra andre arbejdspladser kan være meget givende. Men arbejdspladser er forskellige. Derfor er det vigtigt at overveje, hvad der skal til, for at en indsats fra en anden arbejdsplads kan fungere hos jer.
I skal bl.a. overveje:
- Hvordan kan vi få indsatsen til at harmonere med vores kultur,
rammer og behov?
- Passer indsatsen sammen med andre tiltag, vi har i gang?
- Har vi erfaringer fra tidligere indsatser, som kan bruges?