Rådgiverne i Jobcenter Sydvest i Aalborg har pligt til at bruge hinanden både fagligt og socialt. Det kommer der god sparring, sammenhold og en del grin ud af.
På lange gange sidder de 35 medarbejdere i Jobcenter Sydvest i Aalborg i enmandskontorer. De hvide døre er lukkede, når de har samtaler med borgere om sygedagpenge, kontanthjælp, revalidering eller aktivering. Men ellers er dørene åbne, og flere gange om dagen går kollegerne ind til hinanden for lige at vende en problemstilling eller snakke om, hvordan samtalen med en særligt svært stillet kontanthjælpsmodtager gik. Med faste makkerskaber står medarbejderne nemlig til rådighed for hinanden både fagligt og socialt.
Nu kender vi hinanden, respekterer hinandens forskelligheder og udnytter hinandens ressourcer
- Det kan godt være lidt ensomt at sidde alene med sit arkivskab og 40 sager. Men ikke når man har makkerskaber. På en dag har jeg en makker inde mindst fire eller fem gange. Vi bruger hinanden til hurtige praktiske spørgsmål, men også til at vende et juridisk eller etisk problem og til at læsse af, hvis vi har haft en svær samtale og har brug for respons, siger Jenny Christensen, der er rådgiver for sygedagpengemodtagere og arbejdsmiljørepræsentant.
Fem kulturer skulle arbejdes sammen
Aalborg Kommune indførte makkerskaber som princip i 2004 og fastholdt princippet efter kommunesammenlægningen i 2007. Medarbejderne i det, der nu er Jobcenter Sydvest, kom fra fire forskellige distrikter i Aalborg Kommune og fra den tidligere Nibe Kommune.
Jobcenter Aalborg Sydvest er en del af Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen sammen med seks andre jobcentre i kommunen. Jobcenteret har 35 medarbejdere.
- De kom med hver deres kulturer og skulle lære at arbejde sammen. Alle havde jo hver deres måde at arbejde sammen på, men især medarbejderne fra Nibe var vant til en helt anden kultur, fordi de kom fra en lille forvaltning, tæt på beslutningstagerne, forklarer leder Johnny Korup.
Helle Kollerup var rådgiver i den tidligere Nibe Kommune:
- Vi sad sammen, økonomiske medarbejdere og socialrådgivere. Vi var en rådgiver, der arbejdede med kontanthjælp, to med sygedagpenge og en jobkonsulent, men vi brugte hinanden meget. Samtidig sad vi tæt på kommunaldirektøren og borgmesteren, så det gik hurtigt med at få beslutninger igennem, siger Helle Kollerup.
Hun og kollegerne fra Nibe fandt hurtigt ud af, at makkerskaber var en god idé, når de skulle arbejde sammen med flere på en større arbejdsplads, end de var vant til.
- Vi skulle lige lære, hvad makkerskaber gik ud på. Men det var ikke svært, for noget blev nemmere. Fx kunne vi før bruge en del tid på at finde rundt i lovgivningen på et område, vi ikke lige havde arbejdet med. Den viden er det nemmere at få her, hvor vi er flere, der arbejder med forskellige sager og derfor har viden om forskellige områder. Nu kender vi hinanden, respekterer hinandens forskelligheder og udnytter hinandens ressourcer, siger Helle Kollerup.
Trivsel sat i system
Medarbejderne på Jobcenter Sydvest har en lang liste med det, de synes er trivsel på deres arbejde.
De første ti punkter er:
- Gode kolleger
- Anerkendende ledelse
- Humor
- God omgangstone
- Støtte og opbakning fra kolleger, socialt og fagligt
- Rum for forskellighed
- Nærværende ledelse
- Klare mål og retningslinjer
- Ankerkendelse både personligt og fagligt
Ud over den mere uformelle kontakt i hverdagen har makkerskaberne, der består af mellem tre og seks personer, faste møder en gang om ugen. Her fordeler de nye sager, under hensyn til hvem der har tid og overskud, de lytter til hinanden, giver hinanden plads, hvis der er særlige opgaver på tapetet. Det kan fx være, at man er blevet enige om, at alle modtagere af kontanthjælp skal vurderes for, om de får den rigtige ydelse. Så sættes en eller to på opgaven, mens de øvrige overtager deres sager. Det kan også være, at én skal på efteruddannelse, så de andre må tage over i en periode.
- Første punkt på dagsordenen er altid en trivselsrunde.
Det kan både handle om, hvor travlt vi har, og om der er noget i privatlivet, som gør, at man ikke lige nu vil have de tungeste sager, fx syge børn, eller et hus der er ved at blive renoveret, siger Helle Kollerup.
I det hele taget er trivslen ikke overladt til tilfældigheder i Jobcenter Sydvest.
Den er også på dagsordenen, når makkerskaberne en gang om måneden opgør deres ”ressourcestatus”. Det vil sige, de udfylder et skema med talværdier for, hvor stor mængden af sager er, om det er tunge sager, om de hver især har overblik og føler sig trygge, hvordan samspillet i makkerskabet fungerer, og om der er sygdom og fravær, som gør, at opgaverne skal fordeles anderledes.
- Tallene gør det synligt, når medarbejderne oplever situationen forskelligt, og viser, om nogen har rykket sig i den ene eller anden retning. En er måske mere presset end sidst af tunge sager, en anden har rykket sig i positiv retning, fordi fx en række revalideringssager er færdigbehandlet. På den måde har vi altid en fornemmelse af, hvordan det står til, og hvilke ændringer der er sket, siger teamleder Jette Rank Andersen.
De 35 medarbejdere i Jobcenter Aalborg Sydvest er delt i syv makkerskaber med ansvar for kontanthjælpsmodtagere, sygedagpengemodtagere, borgere der skal revalideres eller i fleksjob, og nogle der skal rehabiliteres efter sygdom.
De fleste medarbejdere er socialrådgivere eller socialformidlere. To er sekretærer, to er teamledere og en er leder.
En gang om måneden opgør makkerskaberne deres ”ressourcestatus”, hvor den enkelte medarbejder giver hvert område et tal fra et til fem, alt efter hvor belastende det er:
- Sagsmængde – oplevelsen af arbejdspresset, tilpas, luft eller for meget.
- Sagstyngde – oplevelsen af kompleksitet, faglig sværhedsgrad mm.
- Tryghedsbarometer – oplevelsen af at have overblik og kunne overskue organisationen og makkerskabets plads heri.
- Samspil i makkerskabet – atmosfære, kemi og samarbejde.
- Bemandingssituationen – sygdom, fravær, oplæring af nye mv.
Lavt sygefravær
Teamlederne er med til statusmøderne, men beslutningerne om, hvad der skal ske, tages i fællesskab mellem lederne og makkerskaberne.
- Det er først, hvis makkerskaberne ikke kan overskue selvforvaltningen, at de kommer til os. Men det sker sjældent. Og ellers griber vi kun ind, hvis vi kan se, at der er en, der falder uden for makkerskabet og fx ofte lukker sin dør eller har et lidt for højt sygefravær. Så tager vi en samtale med medarbejderen, aftaler en plan og orienterer makkerskabet, siger Johnny Korup.
Men faktisk er sygefraværet lavt i Jobcenteret. 2,9 procent målt over to år. Og procenten skyldes især nogle få langtidssygemeldte. De øvrige melder sig sjældent syge.
- Tværtimod oplever vi, at vi må sende nogle hjem, fordi de er mødt syge på arbejde med risiko for at smitte kollegerne, siger Johnny Korup og tilføjer:
- Der er ikke længere nogen der taler om, hvordan det var før. Nu har vi vores egen kultur som handler om medansvar, tillid og tryghed. Hvis man har et godt makkerskab, har man også overskud, fordi man udnytter ”ups” og tager hensyn til ”downs” hos makkerne. Det er mere effektivt, at kolleger tager over for hinanden, end at en sidder tilbage med en stor stak sager, siger Johnny Korup.
Jobcenter Sydvest har holdt temadag om trivsel med besøg af en konsulent fra Videncenter for Arbejdsmiljøs rejsehold.
På temadagen arbejdede medarbejderne med trivsel i og især på tværs af makkerskaberne, fordi de havde brug for at finde ud af, hvordan de kunne bruge hinanden bedre på tværs. Det gjorde de i form af en markedsplads med ”boder”, hvor hvert makkerskab præsenterede, hvad de havde at byde på, og hvad de gerne ville ”købe” hos andre. Et makkerskab præsenterede fx bred viden om arbejdsmarkedet og jobfunktioner og ville gerne købe viden om kontanthjælpsområdet. Et andet havde til gengæld bred erfaring med kontanthjælp og aktivering og ønskede at købe mere erfaringsudveksling mellem makkerskaberne.
På den måde fik makkerskaberne indsigt i hinandens kompetencer og arbejdsopgaver.
Tekst: Annie Hagel