Arbejdet med trivselsmålinger baseret på dialog har i sig selv skabt trivsel i Gentofte Kommune.
BAGGRUND: Trivselsmålinger på alle kommunens arbejdspladser
Kommunale arbejdspladser skal gennemføre trivselsmålinger mindst hvert 3. år. Det blev fastsat i KTO-forliget i 2008. For Gentofte Kommune blev det afsæt til en beslutning om at gennemføre trivselsmålinger baseret på dialog.
KTO-forliget faldt sammen med udviklingen af en overordnet HR-strategi i Gentofte Kommune. Strategien har som målsætning at gøre Gentofte Kommune til den mest attraktive kommunale arbejdsplads inden 2010.
Et af tiltagene i HR-strategien er en værdibaseret personalepolitik formuleret af medarbejderrepræsentanter og ledere i kommunen under overskriften 'Politikken for den attraktive arbejdsplads'.
- Dialogen i trivselsmålingen har i sig selv været med til at skabe trivsel
Direktionen i Gentofte Kommune besluttede, at trivselsmålingerne skulle samtænkes med personalepolitikken.
Samtidig ønskede man, at trivselsmålingerne skulle anspore initiativer, der kunne fremme trivslen og ikke blot registrere et generelt niveau. På den baggrund skitserede afdelingen Organisationsudvikling 3 forslag til, hvordan man kunne gennemføre trivselsmålinger i kommunen.
Forslagene blev præsenteret for den styregruppe, som det øverste MED-udvalg havde nedsat. Valget faldt på dialogbaserede trivselsmålinger, men arbejdspladser, der ønskede at anvende spørgeskemaer, kunne dog også få mulighed for det.
Politik for den attraktive arbejdsplads Gentofte Kommune [.pdf - 70 kB]
INDSATS: Dialogproces med frit valg af metode
Da det var besluttet, at trivselsmålingerne skulle gennemføres som dialog, begyndte Organisationsudvikling at finde velegnede metoder.
Overvejelserne kredsede om metoder med udgangspunkt i den anerkendende tilgang. Samtidig skulle der vælges metoder, der kunne forankres på den enkelte arbejdsplads og dermed tilgodese den lille arbejdsplads i den store.
I et omfattende materiale med vejledninger og metodeforklaringer blev 8 metoder stillet til rådighed for kommunens arbejdspladser:
- Refleksion over værdierne i 'Politikken for den attraktive arbejdsplads'
- 10 livgivende faktorer / Café-metoden
- Japansk konsensusmetode
- Associationsmetode
- Appreciative Inquiry – byg fremtiden sammen
- Spørgeskemaer til trivselsmålinger
- Outsider witness
- Innovativ udforskning af trivsel på vores arbejdsplads
Japansk konsensusmetode og spørgeskemaerne blev de mest anvendte metoder blandt Gentofte Kommunes arbejdspladser. Den japanske konsensusmetode er en dialogmetode, hvori man arbejder med positive erfaringer og bekymringer.
I spørgeskemaet blev punkterne i 'Politikken for den attraktive arbejdsplads' operationaliseret i kombination med yderligere spørgsmål om indflydelse og arbejdsmiljø.
Metodebeskrivelser af de 8 metoder til dialogbaserede trivselsmålinger [.pdf - 98 kB]
Planlægning og gennemførsel
Alle kommunens ledere, MED-udvalgsmedlemmer og tillidsrepræsentanter blev præsenteret for materiale med dialogmetoder på en konference, inden processerne skulle i gang. Fra dette tidspunkt var der afsat 3 måneder til at gennemføre trivselsmålingerne.
Gentofte Kommune har ca. 9.500 medarbejdere og knap 70.000 indbyggere.
Afdelingen Organisationsudvikling er placeret i Strategi og Udvikling under Gentofte Kommunes vicekommunaldirektør.
Ansvaret for at gennemføre trivselsprocesserne lå hos lederne på kommunens arbejdspladser.
Lederne blev anbefalet at inddrage tillids- eller sikkerhedsrepræsentanter, de lokale MED-udvalg eller evt. hele arbejdspladsen i det forberedende arbejde.
Forberedelsen af en trivselsproces skulle tage udgangspunkt i de overordnede beslutninger, men processen skulle også tilpasses lokale forhold, så indholdet stemte overens med udfordringerne på de enkelte arbejdspladser.
Opfølgning på flere niveauer
Da dialogprocesserne var blevet gennemført på de enkelte arbejdspladser i kommunen, blev der fulgt op på 3 niveauer: på arbejdspladsen, på opgaveområdet og på tværs i hele kommunen.
På arbejdspladsen blev der udarbejdet lokale, konkrete handlingsplaner, mens der på opgaveområdet blev udarbejdet opfølgningsskemaer for at sikre, at alle forhold bliver bragt videre. Endelig blev der afholdt en stor opsamlende konference på tværs af hele organisationen for alle kommunens ledere og MED-udvalgsmedlemmer.
På baggrund af de temaer, der kom frem under trivselsprocessen, og som efterfølgende blev diskuteret på konferencen, blev der udvalgt en række fokuspunkter:
- Sammenhæng mellem opgaver og ressourcer
- Det gode samarbejde
- Rekruttering
- Personalegoder
- Kompetenceudvikling
Fokuspunkterne er udgangspunkt for det tværgående trivselsarbejde i Gentofte Kommune.
EFFEKT: Positivt engagement
Gentofte Kommune har fået meget positive tilbagemeldinger på arbejdet med de dialogbaserede trivselsmålinger.
- Medarbejderne har generelt været positive og har engageret sig i dialogerne. Det opleves både som en anerkendelse og åndehul til at give udtryk for sine meninger. Kommunens ledere har givet udtryk for, at de følte sig ordentligt klædt på til opgaven. De siger, at det har været let at gå til, og at de har været glade for den frihed, der var i valget af metoder, fortæller projektleder Rosi Eksing.
- Dialogen i trivselsmålingen har i sig selv været med til at skabe trivsel, sagde en deltager på den opsamlende konference om sine erfaringer med dialogprocessen på sin arbejdsplads.
Det er endnu for tidligt at sige noget om effekten af de initiativer, der er sat i gang på arbejdspladserne i forlængelse af dialogprocesserne.
Inspiration fra andre arbejdspladser kan være meget givende. Men arbejdspladser er forskellige. Derfor er det vigtigt at overveje, hvad der skal til, for at en indsats fra en anden arbejdsplads kan fungere hos jer.
I skal bl.a. overveje:
- Hvordan kan vi få indsatsen til at harmonere med vores kultur,
rammer og behov?
- Passer indsatsen sammen med andre tiltag, vi har i gang?
- Har vi erfaringer fra tidligere indsatser, som kan bruges?