Fokus på nærvær giver arbejdsglæde

BAGGRUND: Sygefraværet stiger

Både sygefraværet og opsigelserne gik i vejret omkring år 2000 i Arbejdsskadestyrelsen. I 2002 blev der sat en række tiltag i gang for at få sygefraværet ned, men det havde kun en kortvarig effekt.

Ledelsen besluttede at vende tingene på hovedet og ændre fokus fra fravær til nærvær.

Arbejdet med en nærværspolitik for hele Arbejdsskadestyrelsen begyndte.

INDSATS: Nærvær er ikke bare tilstedeværelse

Grundlaget for politikken er, at der findes en tæt kobling mellem nærvær og velfungerende og motiverede medarbejdere, som har lyst til at engagere sig i arbejdet og finder det meningsfuldt.

- Ved nærvær skal forstås en arbejdsplads, hvor alle er til stede – fysisk og mentalt – og hvor medarbejderne er sunde og trives, fortæller Annett Ulriksen fra Arbejdsskadestyrelsens HR-afdeling.

Afdelingen var ansvarlig for at formulere og udarbejde nærværspolitikken i et tæt samarbejde med tillidsrepræsentanter, ledelse og team/sekretariater. Nærværspolitikken blev vedtaget i samarbejdsudvalget i 2006 og efterfølgende implementeret på arbejdspladsen.

Krav om aktiv indsats fra alle

Med nærværspolitikken har Arbejdsskadestyrelsen forpligtet sig til at arbejde aktivt med udvikling af ledelse, medarbejdere, fastholdelse, arbejdspladskultur og arbejdets organisering. Formålet er bl.a. at sikre en tidlig indsats mod eventuelle problemer og at skabe klare retningslinjer for hvem, der gør hvad, når politikken skal gøres konkret.

Derfor er der en række krav til både medarbejdere og ikke mindst ledere og direktion: Lederne skal fx være uddannede til at forudse og tage sig af uløste opgaver og konflikter og planlægge individuelle karriereplaner, MUS og miniMUS. Lederen skal forholde sig aktivt til medarbejdernes input vedrørende nærvær, så der hurtigst muligt bliver indgået konkrete aftaler.

Opfyldningen af intentionerne vil også være et målepunkt i den enkelte chefs kontrakt.

Konkret betyder det også, at det bl.a. er lederens ansvar at nærvær skal tages op på det månedlige teammøde. Der følges op med undersøgelser om udbredelse og anvendelse af nærværspolitikken. Resultaterne af målinger og opgørelser formidles bl.a. i arbejdspladsens Månedsbrev.

Medarbejderne er også forpligtet på at bidrage aktivt. I nærværspolitikken hedder det, at det er vigtigt, ”at den enkelte medarbejder forholder sig aktivt og ansvarligt til nærværspolitikken, bidrager med og er åben over for ideer og tilbud fra kolleger og afsætter tid til at arbejde seriøst med initiativerne lokalt”.

Der er også konkrete forventninger til hhv. teameksperter, team/sekretariat og en trivselsvejleder, som bl.a. underviser i konflikthåndtering. De konkrete forventninger har forankret nærværspolitikken på alle niveauer i organisationen. 

I praksis udmøntes nærværspolitikken som en blanding af ledelsestiltag og ønsker formuleret af medarbejderne.

Bl.a. er et tilbud om sundhedstjek blevet gjort permanent, fordi medarbejderne viste stor interesse for det.

Organiseringen betyder også, at der er forskel på, hvordan nærvær kommer til udtryk i hverdagen i de forskellige sekretariater.

- Hvert team gør op med sig selv, hvad de vil gøre for at skabe nærvær, og hvad de allerede har gjort. Alle er 'tvunget' til at handle og afrapportere til HR-afdelingen et par gange om året, siger Annett Ulriksen.

EFFEKT: Fravær falder, trivsel og effektivitet stiger

Fokus på nærvær i stedet for sygefravær har faktisk fået sygefraværet til at falde. Men fraværstal er ikke de eneste data, som Arbejdsskadestyrelsen bruger til at evaluere.

Medarbejdertrivselsundersøgelse og ledervurdering bruges også som måleværktøjer til at registrere forbedring eller forværring.
Og her er der også fremgang at spore:

- Ved sidste medarbejderundersøgelse var vores resultat højere end det nationale og Beskæftigelsesministeriets gennemsnit, siger Annett Ulriksen. Effektiviteten i sagsbehandlingen er samtidig også forbedret.

Nærværspolitik for Arbejdsskadestyrelsen